Die Governance von BelWü ist in einem Kooperationsvertrag geregelt, der im Oktober 2025 von allen Vertragsparteien unterzeichnet wurde.
Die Trägerversammlung ist das Gremium der BelWü-Trägereinrichtungen (staatliche Hochschulen in Baden-Württemberg) und nimmt deren gemeinsame Leitungsverantwortung für die BelWü-Koordination wahr. Jede Vertragspartei entsendet eine/n Vertreter/in, zusätzlich ist das MWK vertreten. Die Trägerversammlung entscheidet u.a. über grundlegende strategische Fragen, Änderungen des Kooperationsvertrags, die Wahl des Steuerkreises sowie über die Aufnahme neuer oder die Aufgabe bestehender Tätigkeitsfelder.
Der Steuerkreis ist das zentrale Lenkungs- und Aufsichtsgremium von BelWü. Er legt die strategische Ausrichtung fest, entscheidet über Jahres‑ und Finanzpläne und begleitet die Weiterentwicklung der Dienste. Mitglieder sind die Kanzlerin und die CIO der Universität Stuttgart, ein Vertreter des MWK sowie jeweils drei Vertreter/innen der Universitäten, drei Vertreter/innen der nicht‑universitären staatlichen Hochschulen und der wissenschaftliche Sprecher von BelWü; der Direktor von BelWü ist ständiger Gast im Steuerkreis.
Der Technische Arbeitskreis ist das zentrale Forum für den Austausch zu technischen Fragen rund um das Wissenschaftsnetz BelWü. Er stellt die Nutzervertretung in technischen Belangen sicher und diskutiert Entwicklungen zwischen BelWü-Koordination und den Netzverantwortlichen der Mitglieder. Geleitet wird der Arbeitskreis vom wissenschaftlichen Sprecher; weitere Mitglieder sind der Direktor, Mitarbeitende der BelWü-Koordination sowie die Netzverantwortlichen der Universitäten und ausgewählte Netzverantwortliche der nicht-universitären Hochschulen.
Zur strategischen und fachlichen Unterstützung kann der Steuerkreis zusätzliche Beiräte oder Expertenkreise einrichten. Diese beraten zu ausgewählten Themen, haben aber keine eigenen Entscheidungsbefugnisse. Zusammensetzung und Aufgaben der jeweiligen Beiräte oder Expertenkreise legt der Steuerkreis bei ihrer Einrichtung fest.
Die Dienstaufsicht über die BelWü-Koordination obliegt dem Rektor der Universität Stuttgart.